I believe that in a weekly/monthly basis every bookkeeper, business manager, and busines owner should print and analyze the following crucial financial reports:
1. Profit & Loss Summary for the entire month or week: This reports provides the most basic information about the operating/financial health of the company. With this report you should compare your sales to your Cost of Goods Sold (direct variable costs) and Expenses (fixed and variable indirect costs). Analysis of the "overhead" involves paying close attention to the fixed office costs that are necessary to maintain the business open, consequently the gross income from your sales activities needs to at the very least cover your overhead to survive. Additionally i recommend to do a trends/growth analysis by comparing the P&L to the last month or same month last year.
2. Balance Sheet Summary. With this report, you can get an accurate "snapshot" of the business financial position as of that day. This report needs to be read in combination with P&L, I do not recommend reading these two reports independently, always in conjunction.
Analyses these accounts:
Accounts Receivables: are these increasing in proportion to sales? can you sustain paying for variable costs if clients do not pay you?
Accounts Payable: are these decreasing or increasing? are you at a cash flow risk of not paying your vendors suppliers? if so, how can this affect your operation?
Bank/Cash: Do these accounts match the bank balance? are they reconciled?
3. A/R Aging Summary & A/P Aging Summary: Keep in mind that generally the older the invoices get, the lower probability of collection. Make sure you understand your client's credit and financial position before you sell more or perform additional services with aging invoices!
4. Sales by Customer Summary. Have a clear understanding of where your business is coming from. also make sure your group your clients by Job to have a accurate assessment of a "global client"
5. Expenses by Vendor Summary. Understand where your are spending the money! Identify which vendors/expenses are not necessary. to reduce costs.
6. Pending Sales & Open Sales Orders by Customer. These reports are great to understand which pending or potential sales are open based on sales that have not been invoiced or completed as of that day.
7. Open Purchase Orders. These reports are great to understand which pending inventory items have yet to arrive.
8. Sales by Rep Summary. This is good to plan for commission to salespeople and to reward your top producers.
Hector Garcia
Quick Bookkeeping & Accounting LLC
2645 Executive Park Drive
Weston, FL 33331
954-414-1524
www.quickbooks-training.net
www.qbkaccounting.com
Saturday, May 14, 2011
Consegui en Website que se dedica a Quickbooks en Espanol...
http://quickbooksenespanol.wordpress.com/2011/02/20/estados-de-cuenta-de-tus-clientes-con-quickbooks-en-espanol/
Lo recomiendo, este es el ejemplo de uno de los articulos... le doy credito a Isabel por escribirlo...
Vamos a hacerlo juntos:
Oprime el ícono “statements” que aparece en la pantalla principal en el flujograma de los clientes “Customers”
Aqui simplemente tendrás que llenar la información o elegir dentro de las opciones que te presenta, así:
o “All open transactions as of statement date” (todas las transacciones abiertas a la fecha)
o “Multiple Customers” (varios clientes). Aqui eliges manualmente (haciendo un clic sobre cada uno de los clientes que tienes en la lista que te muestra) ó automaticamente.
o “One Customer” (un cliente)
o “Customer Type” (tipo de cliente): Según la clasificación que tengas establecida como referencia, cliente de venta al por menor o mayorista, etc.
o “Preferred send Method” (método de envío preferido): como el e-mail, correo o ninguno.
o “Print” (Imprimir)
o “E-Mail” (Correo electrónico)
El sistema te propone un formato preestaablecido por Quickbooks, sin embargo te ofrece la opción de personalizar tu propio formato de acuerdo a tus necesidades en la opción “customize” (personalizar)
Luego te preguntará lo siguiente:
“Create one Statement” (crear un Estado de cuenta). Aquí te ofrece dos opciones: “Per Customer” (por cliente) o “Per Job”(por trabajo) para el caso de compañías que trabajan por proyectos o algo parecido.
Finalmente debes señalar con un clic en las siguientes opciones, si es que te interesa que sea considerado en tu reporte:
o “Show invoice item detail on Statement” (mostrar detalle de artículos de la factura en el Estado de Cuenta)
o “Print Statement by billing address zip code” (imprimir Estados de Cuenta por direcciones)
o “Print due date on transactions” (imprima fecha de vencimiento en las transacciones).
“Do not create Statements” (No generar Estados de cuenta): Aquí señalas en qué casos no quieres que sean generados:
o “With zero balance” (con balance en “0”)
o “With balance less than 0.XX “(Con balances mínimos de 0.XX)
o “With no account activity” (sin actividad)
o “for inactive customers” (para clientes inactivos)
“Assess finance charges” (cálculo de cargos por financiamiento): con esta opción puedes generar intereses sobre las cuentas vencidas. Te preguntará la tasa de interés, el cargo financiero mínimo, el periodo de gracia otorgado, la cuenta contable para los cargos financieros, etc.
Nuestro propósito es que le saques el mayor provecho a este programa y puedas administrar eficazmente tus cuentas.
Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.
Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!
Isabel Aguirre
Lo recomiendo, este es el ejemplo de uno de los articulos... le doy credito a Isabel por escribirlo...
Estados de Cuenta de tus Clientes con Quickbooks en Español
Hoy vamos a enseñarte a manejar una de las herramientas más importantes para la administración de tus cuentas por cobrar. Generar y enviar Estados de cuentas periódicamente a tus clientes, además de permitir una conciliación constante de cuentas con tus clientes, te ayudará a hacer recordatorios cordiales para que te paguen las facturas en las fechas indicadas según los términos de pago que hayas establecido para cada cliente:Vamos a hacerlo juntos:
Oprime el ícono “statements” que aparece en la pantalla principal en el flujograma de los clientes “Customers”
Aqui simplemente tendrás que llenar la información o elegir dentro de las opciones que te presenta, así:
- “Statement Date” (Fecha del Estado de Cuenta)
- Aqui tendrás la opción de escoger dentro de dos alternativas:
o “All open transactions as of statement date” (todas las transacciones abiertas a la fecha)
- “Select Customers” (seleccionar clientes): Aqui decides cuál opción de las siguientes necesitas:
o “Multiple Customers” (varios clientes). Aqui eliges manualmente (haciendo un clic sobre cada uno de los clientes que tienes en la lista que te muestra) ó automaticamente.
o “One Customer” (un cliente)
o “Customer Type” (tipo de cliente): Según la clasificación que tengas establecida como referencia, cliente de venta al por menor o mayorista, etc.
o “Preferred send Method” (método de envío preferido): como el e-mail, correo o ninguno.
- “View selected customers” (vista de los clientes seleccionados):
o “Print” (Imprimir)
o “E-Mail” (Correo electrónico)
El sistema te propone un formato preestaablecido por Quickbooks, sin embargo te ofrece la opción de personalizar tu propio formato de acuerdo a tus necesidades en la opción “customize” (personalizar)
Luego te preguntará lo siguiente:
“Create one Statement” (crear un Estado de cuenta). Aquí te ofrece dos opciones: “Per Customer” (por cliente) o “Per Job”(por trabajo) para el caso de compañías que trabajan por proyectos o algo parecido.
Finalmente debes señalar con un clic en las siguientes opciones, si es que te interesa que sea considerado en tu reporte:
o “Show invoice item detail on Statement” (mostrar detalle de artículos de la factura en el Estado de Cuenta)
o “Print Statement by billing address zip code” (imprimir Estados de Cuenta por direcciones)
o “Print due date on transactions” (imprima fecha de vencimiento en las transacciones).
“Do not create Statements” (No generar Estados de cuenta): Aquí señalas en qué casos no quieres que sean generados:
o “With zero balance” (con balance en “0”)
o “With balance less than 0.XX “(Con balances mínimos de 0.XX)
o “With no account activity” (sin actividad)
o “for inactive customers” (para clientes inactivos)
“Assess finance charges” (cálculo de cargos por financiamiento): con esta opción puedes generar intereses sobre las cuentas vencidas. Te preguntará la tasa de interés, el cargo financiero mínimo, el periodo de gracia otorgado, la cuenta contable para los cargos financieros, etc.
Nuestro propósito es que le saques el mayor provecho a este programa y puedas administrar eficazmente tus cuentas.
Me gustaría que me dejarás un comentario sobre este artículo que acabas de leer y también cuéntame un poco y dime cual es su principal frustración, a la hora de tratar de utilizar Quickbooks, YO personalmente estaré contestando sus preguntas y comentarios.
Este es mi Aporte de Hoy, Muchas Gracias!
Isabel Aguirre
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